借力档案管理数字化促进企业发展

责任编辑：新商业来源: 中国315防伪网 2024-07-11 13:50:36

　　文/徐娇婷孟雪中国石油天然气股份有限公司抚顺石化分公司

　　企业档案汇集了企业的财务、业务以及人力资源等方面重要信息，是档案工作人员整理的第一手资料，因此，它是企业的核心资产。解决档案管理问题，并深入挖掘、利用档案资源，可以提升企业的管理水平，创造更多的发展机会。

　　企业档案管理普遍存在的问题

　　收集和利用档案不充分。在部分企业中，档案的收集和利用常常被忽视或处理不当。一些企业会注重收集和保管重要档案，但却忽视了次要档案，这可能导致一些有价值的信息被遗漏，影响决策、研发和营销等方面的工作。在档案的利用方面，许多企业往往不具备深入挖掘和利用档案资源的意识，员工只会简单地查阅档案，没有尝试从更深层次去利用这些档案。这种做法限制了档案作用的发挥，以至于不能为企业决策提供更多的支持。

　　缺乏统筹规划。在企业档案管理中，缺乏统筹规划是共性问题。企业缺乏有效的信息共享机制和协作机制，各部门档案就可能会出现重复收集、冗余存储的问题，这种各自为政的管理方式不仅导致档案管理的效率低下，还增加了企业管理成本。正是由于企业没有制定统一的档案管理标准和规范，各部门才会在档案收集、存储、整理和利用过程中，仅根据自己的理解和需要进行操作。同时，由于缺乏有效的信息共享机制，一些重要的档案信息可能无法被充分利用，这同样也限制了企业档案价值的发挥。

　　信息化水平不高。大部分企业的档案仍然是纸质形式，这使得档案信息的存储、检索和共享变得较为困难。纸质档案不仅占据了大量的存储空间，而且在检索和共享时也存在诸多不便。尽管许多企业已经认识到档案管理的重要性，并尝试引入数字化管理系统，但总体来看，企业档案管理信息化水平仍然不是很高。由于缺乏有效的数字化管理系统，纸质档案容易被篡改或是丢失，因而其信息的准确性也会受到一定影响。

　　缺少档案管理专业人才。档案管理需要相关人员掌握一定的专业知识和技能，因此，拥有专业档案管理人员的企业往往能更好地管理和利用档案资源。然而，许多企业都会存在缺乏档案管理专业人才的问题。这不仅可能导致档案的整理、分类、保管和数字化工作的效果不佳，更会影响档案管理的质量和效率。

　　档案管理数字化的重要性

　　档案管理数字化是指将纸质档案转换为电子格式，并通过信息技术手段进行存储、检索、传输和管理的一种方式。它依托先进的数字技术和计算机网络，利用扫描仪、文本识别工具、存储工具等硬件设备，以及各类软件系统，将传统的纸质档案进行数字化并做集中管理。档案管理数字化的主要目的是提高档案的处理效率和可靠性，将纸质档案数字化后，员工就可以快速检索档案全文、进行内容定位以及实现多维查询，大大提高了查找和利用信息的效率。

　　档案管理数字化可以减少或避免纸质档案的损毁、灭失等风险，保障企业重要信息的安全。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫蛀等不可抗力因素的破坏，也可能由于人为疏忽或失误导致文件缺失或丢失。而数字化档案保存在云端或其他安全存储介质中，不仅会进行多重备份，还会且配备安全保护装置以保护数据的完整性和可靠性。这样一来，企业可以更好地保护重要档案信息，降低因档案损坏或是丢失所产生的重建成本。此外，应用档案管理数字化系统，企业即可通过设置权限规避不必要的访客，从而能够有效保护数据安全。

　　档案管理数字化对企业的影响

　　降低运营成本。在信息时代，档案管理数字化已成为企业运营不可或缺的一项操作。这种新型档案管理方式不仅有助于促进企业档案管理的高效化和智能化，而且能够为企业带来更多的经济效益。首先，降低运营成本就是档案管理数字化的显著优势之一。传统档案管理方式不仅需要占据大量空间存储纸质材料，而且还需要定期进行维护和更新，这需要投入大量人力物力。而档案管理数字化则完全不同，它通过数字化方式存储和管理档案信息，大大降低了这些成本。具体来说，数字化档案不需要固定的存储场所，因此可以节约大量的办公空间。同时，数字化档案的传输和管理只需要通过网络就可以完成，无须耗费大量纸张，既有利于环保，还能节约打印费用。数字化档案的更新和维护也因此变得更加便捷，相关人员只需操作系统即可完成，企业无需投入大量人力资源。这些优点都使得档案管理数字化成为一种更加经济、高效且环保的档案管理方式。

　　提高工作效率。企业使用传统的档案管理方式令档案检索变得困难，为了查找所需的信息，员工可能需要翻阅大量纸质文件，这无疑是一种低效且费时的做法。此时，档案管理数字化为企业提供了一种全新的档案管理方式，员工通过设置关键词或特定日期等查找条件就可以实现快速检索。这意味着员工不再需要耗费大量的时间和精力在纸质资料中寻找信息，仅在计算机或移动设备上设置查找条件，即可快速获取所需的档案信息。这种办法不仅提高了员工的工作效率，减少了不必要的重复劳动，而且也有助于提高企业的整体效益。此外，档案管理数字化系统还支持远程访问和共享档案信息，经授权的员工只要在有网络信号的地方，就可以随时访问和共享档案信息。这种特性使得跨部门、跨地区的协作变得更加便捷、高效，有效避免了信息孤岛的出现。

　　提供决策支持。在档案数字化管理系统中，员工通过使用数据挖掘技术和统计分析方法，可以帮助企业发现隐藏在数据中的规律、趋势和关联关系。这种由数据驱动的方式可以帮助企业管理层更好地理解市场需求、客户行为等内容，使企业可以制定更准确的战略规划、市场推广策略和产品开发计划，从而提升市场竞争力。同时，企业通过分析过去的决策和实际结果，可以避免重复犯错，并提高决策质量。

　　提升品牌价值。档案管理数字化可以帮助企业塑造独特的品牌形象。借助与发展历史相关的文件和资料，企业可以向内或向外传递自身的核心价值观和文化，这能有效提升企业的知名度、增强客户对企业的信任度，助力企业在市场竞争中脱颖而出。通过合规、透明的档案管理，企业可以向外界展示自己的可靠性，这样做有助于强化企业的品牌形象。另外，完善的档案管理也有助于保护企业知识产权和商业秘密，防止出现法律纠纷令商业声誉受损。

　　如何借助档案管理促进企业发展

　　制定明确的档案管理策略。企业需要制定明确的档案管理策略，其中包括确立档案管理的目标和原则，明确档案管理流程，以及进行恰当的资源分配。同时，档案管理策略应与企业整体的发展战略和政策相协调，并根据情况进行调整和优化。

　　建立专业的档案管理团队。为了有效加强档案管理，企业可以组建专业的档案管理团队或委派专门的档案管理人员负责档案管理工作。这些人员应具备相应的知识和技能，包括了解档案管理的工作内容、熟悉相关的法规要求。他们将负责制定和执行档案管理计划，监督档案的整理、分类、存储和检索工作。同时，这些人员也可以开展培训，帮助员工了解档案管理流程和方法。

　　采用先进的数字化技术。数字化技术在档案管理中发挥着重要作用，因此，企业可以投资购买并使用专业的文档管理系统和电子档案存储设备，以便将纸质文件转换为电子文件，并建立起更高效的档案管理系统，这样将使档案检索、共享和保护更加便捷和高效。

　　制定档案保护和保密措施。企业为确保档案的完整性和可靠性，可同时采取物理数字安全保护措施和数字安全保护措施。物理安全保护措施包括限制进入档案存储区域、安装监控设备以及使用密封和封条等。数字安全措施包括设置密码和访问权限、进行数据备份和加密等。同时，企业还需遵守隐私保护相关的法律和法规，确保档案信息的合规性。

　　开展档案管理培训。为提升档案管理水平，企业员工需要具备相应的认知和技能。企业可组织开展档案管理的相关培训，提高员工对档案管理重要性的认知，培训内容可包括档案管理的基本原则、流程、法律法规要求和保密措施等。同时，企业还可以向员工讲授操作指南和相应规范，使他们充分熟悉档案管理工作，并积极参与其中，形成良好的合作氛围。

　　持续监督和评估。在档案管理策略的实施过程中，企业需要进行持续的监督和评估，定期审查档案管理的实际情况，识别问题并寻找可以改进的空间，例如，监测档案管理系统的运行状况、数据完整性以及存储空间利用率等。同时，及时响应内外部环境的变化，对档案管理策略进行调整和优化，这能确保档案管理策略符合企业发展战略的要求。

　　构建档案知识库。企业开展档案管理不仅是为了保存和检索信息，更重要的是通过整合和分析档案中的内容，构建企业的档案知识库。这一知识库可以帮助员工更好地了解企业的历史、文化和业务，以便提供决策支持和参考。同时，档案知识库还可以作为企业内部的知识共享平台，促进员工间的经验交流。通过建立档案知识库，企业能够更好地利用档案资源，提升企业的整体运营效率和创新能力。

　　优化档案利用流程。为了提高档案的利用效率和效果，企业可以优化档案利用流程。首先，通过制定明确的档案利用制度和流程，规范员工的档案使用行为，可以避免档案的滥用和误用。其次，建立完善的档案检索和借阅系统，方便员工快速找到所需的档案资料，提高档案利用的便捷性。此外，还可以开展相关培训，帮助员工掌握正确的档案利用方法和技巧，改善档案利用的效果。

　　档案是企业重要的生产要素和资产，在推动企业经济发展方面具有至关重要的作用。因此，企业必须重视和坚持开展档案管理工作。在现代信息技术应用日益深入的当下，企业需要提高思想认识，深入推进档案管理数字化，并加强精准和个性化管理方法的应用，以提高档案管理的整体效能，助力自身发展。

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