用培训筑起工程合同结算风险防范“堡垒”

责任编辑：新商业来源: 中国315防伪网 2024-09-08 11:08:43

　　文/黄河中国华电集团有限公司驻成都审计处

　　开展工程合同执行培训的必要性

　　2020年初，H公司与L公司签订了采购K风电场风机的合同，合同清单列明包含100余项共计价值50万元的随机备品及专用工具。2020年7月，K风电场投产。2020年12月，H公司按照合同约定扣除质保金后向L公司全额支付了风机设备款。2021年审计发现，K风电场风机采购合同的随机备品及专用工具均未收回，但在验收及支付该合同款项时，历经“监理单位现场代表—监理单位合同负责人—H公司现场代表—H公司工程部—H公司计经部”共计5层审核，签字的6名人员都未发现随机备品及专用工具没有收回。审计人员提出质疑后，H公司还以合同约定风机质保期为2年，随机备品及专用工具需要质保期满才移交为理由搪塞，审计明确指出此系合同义务履行不完整。造成该问题的主要原因是经办人员不熟悉合同内容，没有关注包含的备品等。最终H公司联系L公司收回了部分专用工具，另有11.2万元在退还质保金时进行了扣减。

　　而在另外的案例中，S公司于2021年委托R公司承担设备测温元件改造工程并签订了合同，15.3万元的合同金额中含安装费1.76万元。结算资料显示于2021年5月改造完毕，S公司按合同约定支付了全部款项15.3万元。审计人员2022年12月查看资料发现，R公司实际只提供了改造所需的设备元件，安装工作是由S公司在自行检修设备时进行的，但在支付款项时，经过“S公司班组—S公司设备管理部门—S公司计经部”三级共计6人的审核，都未发现多支付了安装费。审计指出问题后，才与R公司协商退回了1.5万元的安装费。

　　在审视上述案例时，我们注意到合同变更与约定不符、未及时收回备品以及部分工作未开展容易导致过度结算问题，这些问题只要在办理支付的过程中被发现并提出，基本都能在支付前避免。究其原因，与各层级经办人员不熟悉合同约定内容，没有重视合同有关。因此，而在合同开始执行前组织管理人员、经办人员开展执行培训，是有效降低并防范这类风险的重要措施之一。

　　工程合同执行培训现状

　　企业高层管理人员重视不够，导致培训缺乏针对性。大部分企业即使开展合同培训，培训内容也多侧重大众化的基础内容，参加合同培训的也往往是合同签订部门和结算部门的经办人员。至于合同的执行细节，尤其是遇到问题如何处理，以及除合同签订及结算以外其他相关培训，仅有部分企业会在常规培训时中略有涉及。由于缺乏对特定合同的深入讲解，培训往往只能泛泛而谈，最后合同的执行完全依赖于经办人的个人经验和习惯，导致在执行过程中本应发现的问题没有发现，实际执行与合同约定不相符等情况出现。

　　合同执行人员主动研读合同的意识欠缺。部分合同经办人员只了解合同进度、质量、付款及质保等规定，而对于合同技术、招(投)标文件的具体要求或多个合同组成文件(招投标文件、合同、谈判纪要、备忘录等)对应的规定知之不多、不全，甚至有小部分合同经办人员未曾接触过招投标文件，也没有把招投标文件作为合同组成部分(尽管大部分合同写了这些属于合同的组成部分)，更不用说能够精确无误地执行合同了。

　　企业缺少强制研读制度。大多数企业签订合同后，会将合同发放到有关经办部门，经办人员或因工作多、无人牵头等原因，往往仅将合同登记后就搁置，未形成集体研读合同的习惯或制度要求。在付款时，他们往往只是粗略地阅读一遍。对于包含招投标文件在内的重大的合同，其内容多达上百页，显然不可能通过简短的阅读准确地理解，因此难以发现潜在的问题，加上施工单位催促付款，经办人员就只能提笔审核过关，一旦问题在事后爆发，便以各种借口推卸责任。

　　工程合同执行培训的详细内容

　　为解决这些问题，要在企业内部以制度的形式明确合同执行培训的有关内容，杜绝凭经验判断、按习惯办事的行为，让内部形成全员主动读合同、用合同、守合同的观念。以后只要合同一签订，相关人员和部门就自动一起研读合同，并定期对合同的执行情况进行检查，发现问题及时提出并进行处理。

　　大部分企业工程合同的执行均会涉及多个部门及人员，经办人把合同约定执行到位是精准履行合同义务的基础。传统的合同执行培训往往只是针对合同管理部门及现场管理人员，没有把各个经办环节的参与人员有机整合起来。对于合同执行中存在问题成因系统性分析不深、不透，仅仅关注当前环节，容易导致后期执行出现问题。在合同执行前有必要根据管理及经办流程，明确各个环节的参与人员，将其纳入培训范围，除了合同经办及现场管理人员，还应包括物资供应人员、计经结算人员、档案管理人员、财会人员等。特别需要注意的是一些大型项目，设计人员对于项目的建设规模、质量要求及设计变更有绝对权威，而监理人员承担现场的实际鉴证工作，计量人员对于项目工程量、材料质量等进行计量检测，而设计变更、施工变更、工程量签证都是结算的支撑资料，人员如果不熟悉合同，将会直接影响合同的严格执行，因此项目的监理、设计及计量人员纳入工程合同执行培训也是必要的。

　　企业可以用会议的形式，集中进行合同经办人员培训，或是以视频方式进行研讨培训。为参与人员进行培训的授课讲师可以是合同签订主要经办人员，由其讲授合同的要点、采购合同签订中发现的后期需注意事项，公司法务人员结合合同实际约定分析可能存在的风险及防范措施，相关业务部门人员讨论对合同条款不明晰的部分等。而且还要通过定期的考核机制，确保参与培训的人员真正掌握合同执行的关键点。考核可以采取多种形式，如书面考试、实际案例分析、模拟谈判等，以检验培训效果。

　　工程类合同的执行是一项涉及多人、多部门的长链条工作，尤其是部分合同的执行期长达5年甚至更长，在此过程中如果遇到人员的变动，还需要发起交接培训，确保执行的前后一致，以及后续人员对合同约定的准确理解和执行，把多计工作量、高计单价致多结算、误结算等消灭在萌芽中，筑牢事前、事中防范的基础，有效控制合同风险。

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